奥塔哥大学新排课系统见效，学生课程冲突减少近两成

新西兰奥塔哥大学(University of Otago)2027学年的教学课表草案即将发布给教职员审阅。由Daniel Macshane领导的排课团队(Timetables team)为此付出了巨大努力,将校园内最庞大、最复杂的拼图之一拼接完成。

对大多数学生来说,课表似乎是凭空出现的——前一天还没有,第二天就已经加载进日历,讲课、辅导课、实验课和工作坊都被妥善安排好。但很少有人看到背后所需的巨大工作量。

早在学生开始考虑下一学年之前,排课团队就已经在忙碌。Daniel说,团队需要不断权衡数千项教学活动、教室需求和排课限制,才能产出一份最符合学校社区需求的课表。

“挑战不仅仅是为一门课找到一个教室,而是要在学生、教学人员、各院系、专用设施和教学场地的需求之间取得平衡,同时尽量减少课表冲突,创造最好的学习体验,”他说。

Daniel说,排课流程早在课表发布前几个月就已启动,事实上,下一年课表的筹备几乎在当年课表发布的同时就开始了。各院系会提供他们计划开设的教学活动信息,教学需求随后会被审核,教职员的授课时间安排信息也会被收集,教室需求也要确认。每一项信息都有助于勾勒出来年教学计划的全貌。

这项工作的规模相当庞大。2027年,排课团队需要安排约1,730门课程(papers)的开设,以及超过15,000个独立课堂,分布在124个共享教学场地和100多个院系自有教室中。

过去几年,学校转向了基于约束条件的排课模式,利用专门软件根据所提供的信息生成课表方案,目标是减少学生的课表冲突。

自动排课实施经理Jennifer Haugh说,这项技术很强大,但它只是整个流程的一部分,并不能取代人工。

“这非常精细。系统内置了数千条规则,用来保证课程顺序正确、间隔合理、避免冲突,并安排到合适类型的教室,”她说。

“但自动排课只有在负责排课的人理解如何处理这些复杂情况时才能真正发挥作用。这是技术与人工理解的真正融合。”

Jennifer说,这种复杂程度从外部很难体会到。一项看起来很简单的课表调整,可能会牵涉到多个专业、学生升学路径和多个教学场地。

“某个院系的人在审阅课表时,可能会发现一个看似明显的空档,然后疑惑为什么没有把某门课安排进去,”她说。“但从我们的角度看,那个空档实际上可能并不可用。可能与另一个专业的核心课程存在冲突,或者存在教室限制,还有一些不是一眼就能看出来的限制条件。”

Jennifer说,每一个课堂的安排背后,都是一整套关于学生如何完成学业的复杂假设。由于课表是在学生注册之前就编制完成的,团队需要借助复杂的“学生集合(student sets)”模型,模拟学生通过不同课程组合完成学业的可能路径。

“一旦把系统为我们试图避免冲突的数千种课程组合所构建的所有路径都考虑进去,给一门课找到合适的位置,有时感觉就像是在一条非常曲折的峡谷中走一条很窄的钢丝,”Jennifer说。

尽管流程复杂,学校的重点始终放在学生身上。奥塔哥大学教务长荣休教授(Provost Emeritus Professor)James Maclaurin说,从历史上看,课表冲突一直是部分学生的困扰之源,限制了他们的课程选择,也影响了他们选读自己想要的学习计划的能力。

James说,减少这类冲突是学校正在推进的排课项目(Timetabling Project)的核心目标之一。他说,目前的成果令人振奋:与2024年(即引入自动排课前的最后一年)相比,2026年课表中已注册学生的冲突率下降了18.6%。课程活动冲突以及每名学生遇到的冲突次数也都有所下降。

此外,该项目也帮助学校更有效、更高效地利用教学场地。已有10个教室被改作他用,例如在抗震改造期间用作临时办公空间、研究生学习空间以及学生自习空间。

“转向自动排课是一项重大变革,考虑到学校运营的规模,这项工作也非常复杂,”James说。“我们的排课团队一直在幕后辛勤工作,他们在响应速度和支持方面一直获得极佳的反馈,这绝非易事。”

对Daniel和他的团队来说,看到这些改善让所有付出都变得值得。

“团队真心希望能在任何方面提供帮助,为所反映的问题找到最好的解决方案,”Daniel说。“这个项目的主要目标之一,就是改善学生的体验,减少我们过去每年都会遇到的大量课表冲突。看到成效显现出来,这种感觉非常有成就感。”