新西兰监察专员公署发布官方信息申请中使用AI新指引

新西兰监察专员公署(Office of the Ombudsman)10月6日发布了关于官方信息与人工智能(AI)使用的新指引,分别面向信息申请人、政府机构和投诉人。

首席监察专员John Allen表示,AI的广泛使用正在改变信息获取、解读和理解的方式。

“部长们和公共部门机构告诉我们,使用AI提交信息申请的人数明显增加。我们的调查人员也发现,看起来由AI生成的投诉数量在增多。这给整个官方信息系统带来了压力。”

Allen说,使用AI有一定好处,但必须负责任地使用。该指引提供了实用建议,帮助各方更好地利用AI,同时避免一些常见问题。

“如果你是申请人,要清楚、简明、聚焦地说明你真正想要的信息。如果不确定该怎么描述,打电话给相关机构、直接和工作人员沟通,永远是加快申请流程的好办法。”

Allen表示,各机构正在应对大量信息申请。上一个财政年度,中央政府机构(不含警方和国防部,这两者单独统计)完成了超过87,000宗信息申请。

“申请内容越简单明确,部长或政府机构就越能准确理解你要找的信息,并迅速作出回应。”

“关键在于负责任地使用AI,不要完全依赖它来获取准确建议。AI可能出错,甚至引用并不存在的法律条文、案例和义务。”

“如果申请内容过于庞大、范围过宽或过于复杂,很可能导致回复延迟,申请也可能依据《官方信息法》(Official Information Act)的相关条款被拒绝。”

对政府机构的建议

该指引也为政府机构有效处理由AI生成的官方信息申请提供了建议。

“使用AI可以带来帮助,比如用于起草回复初稿,尤其是在识别相关信息和提出可能的删改建议方面,”Allen说。

“这可能节省时间、释放资源,让申请人更快拿到信息。”

“但归根结底,人的参与在这个过程中至关重要。无论借助什么技术辅助决策,部长、政府机构和地方当局仍须对官方信息申请的任何决定负责。”

对投诉人的建议

指引中还包含针对使用AI向监察专员公署投诉人士的建议。

AI可以帮助那些需要协助整理或表达诉求的投诉人,提升投诉的可及性。但它也可能让投诉内容变得过于复杂,过分强调无关紧要的细节,或加入不准确、不相关的信息。

“这给我们的调查人员带来了挑战,因为有些投诉可能缺乏重点,处理起来很耗时,”Allen说。

“投诉人应清楚说明投诉的对象、内容,以及自己希望达到的结果。”

该指引的制定参考了海外同行机构发布的最佳实践建议,也吸纳了监察专员公署自身员工和相关机构的反馈意见。Allen表示,AI是一个仍在发展中的领域,指引会根据需要更新。